Integritetspolicy

Tikkr används av företag för att registrera sina anställdas arbetstid. I dataskyddsförordningens mening innebär det två olika roller.

För uppgifter om den som besöker tikkr.se eller själv registrerar ett konto är TERAFALK AB personuppgiftsansvarig.

Om en anställd hos kunden lagras namnet och den tid som registrerats, samt ett porträtt om arbetsgivaren valt att lägga upp ett. Ingenting mer. Systemet har inga fält för personnummer, adress, telefonnummer, anställningsform eller lön, och kan därför inte innehålla sådant.

Porträttet är frivilligt och används enbart för att göra rätt knapp lättare att hitta på stämplingsskärmen. Det raderas tillsammans med namnet när en person anonymiseras.

Varje registrerad stämpling innehåller:

• tidpunkt för in- och utstämpling
• vilken kundorder och vilket arbetsmoment tiden avser
• vilken stämplingsskärm trycket gjordes på
• från vilken IP-adress trycket kom
• om posten registrerats på skärmen, stängts automatiskt vid dagens slut eller lagts in manuellt av en administratör

De tre sista finns för att en felaktig registrering ska gå att reda ut i efterhand. Tiden ligger till grund för fakturering, och ett fakturaunderlag som inte går att kontrollera är svårt att försvara mot den som ifrågasätter det.

Om en administratör lagras e-postadress, ett krypterat lösenord och vilken behörighet kontot har. Lösenordet lagras som en envägskryptering och går inte att läsa ut, vare sig av oss eller av någon som skulle komma över databasen.

Om kundföretaget lagras firmanamn, kontaktuppgifter, eventuell uppladdad logotyp samt uppgifter om prenumerationen.

Ändamålet är att kunden ska kunna registrera arbetad tid per kundorder och använda den som underlag för fakturering. Uppgifterna används inte för något annat. De säljs inte, lämnas inte ut för marknadsföring och används inte för att träna maskininlärningsmodeller.

Den rättsliga grunden är för kundens del berättigat intresse av att kunna fakturera utfört arbete och styrka underlaget, samt rättslig förpliktelse i den del uppgifterna utgör räkenskapsinformation. Kundföretaget ansvarar för att bedöma och dokumentera grunden för sin egen behandling, och för att informera sina anställda om att tiden registreras.

Uppgifterna finns kvar så länge kundförhållandet består. Avslutas prenumerationen raderas kundens data senast 90 dagar därefter, om kunden inte dessförinnan begärt att den raderas tidigare eller lämnas ut.

Registrerad tid som ingår i ett fakturaunderlag omfattas av bokföringslagens krav på arkivering i sju år. Det kravet kan inte avtalas bort, och gäller även när en enskild anställd begär radering. se nästa avsnitt.

En anställd som vill använda sina rättigheter vänder sig till sin arbetsgivare, eftersom det är arbetsgivaren som är personuppgiftsansvarig. Vi bistår kunden med att verkställa begäran.

Utdrag. Administratören kan när som helst ta fram samtliga registrerade uppgifter om en person och lämna ut dem som fil.

Radering. Systemet anonymiserar personen: namnet tas bort permanent, medan den registrerade tiden finns kvar utan koppling till någon namngiven individ. Anledningen är att två krav krockar: rätten att bli glömd och skyldigheten att bevara räkenskapsinformation. Anonymisering uppfyller båda, eftersom tiden fortfarande går att fakturera men inte längre utgör en personuppgift.

Åtgärden går inte att ångra, och den utförs av kundens administratör. inte av oss.

Tjänsten och databasen driftas på servrar i Sverige, och säkerhetskopiorna förvaras på en annan plats än driftservern.

För betalningar och för systemets e-postutskick anlitas underleverantörer. Samtliga behandlar uppgifter inom EU eller EES, och ingen av dem får tillgång till uppgifter om kundens anställda. En aktuell förteckning över underleverantörerna lämnas på begäran till support@tikkr.se.

Byts en underleverantör ut informeras berörda kunder i förväg, enligt personuppgiftsbiträdesavtalet.

• All trafik går krypterad över HTTPS.
• Varje kundföretags data är avskild i systemet, och avskiljningen kontrolleras med automatiska tester vid varje ändring av koden.
• Lösenord lagras som envägskryptering och går inte att läsa ut.
• Stämplingsskärmar identifieras med en lång, slumpmässig nyckel som kan återkallas när som helst. Ingen anställd loggar in på skärmen.
• Antalet inloggningsförsök är begränsat, och ett borttaget administratörskonto förlorar åtkomsten omedelbart.
• Databasen säkerhetskopieras dagligen till en annan plats än servern.

En förutsättning för modellen är att stämplingsskärmen står på arbetsplatsen, precis som en fysisk stämpelklocka. Kunden ansvarar för skärmens fysiska placering.

Säljsidan tikkr.se använder inga kakor och innehåller ingen besöksmätning eller spårning.

I systemet används två nödvändiga kakor: en som håller en inloggad administratör inloggad, och en som identifierar en kopplad stämplingsskärm. Ingen av dem används för mätning eller marknadsföring, och de kräver därför inget samtycke.

TERAFALK AB, support@tikkr.se.

Den som anser att personuppgifter behandlas felaktigt kan lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, imy.se.