Personuppgiftsbiträdesavtal

Avtalet reglerar biträdets behandling av personuppgifter för den ansvariges räkning, och utgör en del av användarvillkoren. Det ingås när en arbetsyta skapas och gäller så länge biträdet behandlar personuppgifter för den ansvariges räkning.

Inga särskilda kategorier av personuppgifter enligt artikel 9 behandlas i tjänsten. Systemet saknar fält för hälsouppgifter, fackföreningstillhörighet, frånvaroorsak och liknande, och kan därför inte innehålla sådant vid avsedd användning.

Biträdet behandlar personuppgifter endast enligt dokumenterade instruktioner från den ansvarige. Användningen av tjänsten och detta avtal utgör de fullständiga instruktionerna.

Biträdet underrättar den ansvarige om en instruktion enligt biträdets uppfattning strider mot dataskyddsförordningen. Krävs behandling enligt unionsrätt eller svensk rätt informerar biträdet den ansvarige om det rättsliga kravet innan behandlingen, om inte lagen förbjuder det.

Biträdet säkerställer att de personer som behandlar uppgifterna har åtagit sig att iaktta konfidentialitet. Åtkomsten begränsas till dem som behöver den för att fullgöra biträdets skyldigheter, och driftpersonal har inte tillgång till innehållet i den ansvariges verksamhetsdata.

Biträdet vidtar de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs enligt artikel 32. Följande åtgärder är genomförda:

• Kryptering av all trafik mellan användare och tjänst.
• Logisk avskiljning av varje kunds data, kontrollerad med automatiska tester vid varje kodändring.
• Lösenord lagras som envägskryptering med bcrypt och kan inte läsas ut.
• Stämplingsskärmar identifieras med långa, slumpmässiga och återkallbara nycklar. Ingen anställd loggar in på skärmen.
• Begränsat antal inloggningsförsök, och omedelbart upphörd åtkomst när ett konto tas bort eller ett lösenord ändras.
• Loggning av varje registrering med tidpunkt, skärm och IP-adress, samt märkning av manuella ändringar.
• Dagliga säkerhetskopior till annan plats än driftservern.
• Regelbundna säkerhetsuppdateringar av servermiljön.

Åtkomstmodellen förutsätter att stämplingsskärmen är fysiskt placerad på den ansvariges arbetsplats. Den fysiska säkerheten kring skärmen ansvarar den ansvarige för.

Den ansvarige lämnar ett allmänt förhandsgodkännande till att biträdet anlitar underbiträden. Underbiträden anlitas för drift av servrar, för betalningshantering och för utskick av systemets e-post. Samtliga behandlar uppgifter inom EU eller EES.

En aktuell förteckning över underbiträden, med namn, ändamål och behandlingsort, lämnas på begäran till support@tikkr.se.

Biträdet informerar den ansvarige minst 30 dagar innan ett underbiträde tillkommer eller byts ut. Den ansvarige kan invända mot ändringen inom den tiden, och har vid invändning rätt att säga upp avtalet utan kostnad för återstående period.

Biträdet ålägger varje underbiträde samma skyldigheter som följer av detta avtal, och ansvarar gentemot den ansvarige för underbiträdets behandling.

Tjänsten och databasen driftas på servrar i Sverige, och personuppgifter behandlas inom EU eller EES. Skulle överföring till tredjeland bli aktuell sker den endast med stöd av ett beslut om adekvat skyddsnivå eller av standardavtalsklausuler, och den ansvarige informeras i förväg.

Biträdet bistår den ansvarige med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder så att denne kan fullgöra sin skyldighet att svara på begäran från registrerade. Funktionerna finns inbyggda i tjänsten:

• Registerutdrag tas fram genom att filtrera på personen i rapporterna och exportera resultatet.
• Radering sker genom anonymisering: namnet tas bort permanent medan den registrerade tiden finns kvar utan koppling till en namngiven person. Skälet är att rätten att bli glömd och bokföringslagens krav på bevarande av räkenskapsinformation annars står i konflikt.
• Rättelse av felaktig tid görs av den ansvariges administratör, och märks som manuell ändring.

Biträdet bistår även den ansvarige med information som behövs för konsekvensbedömningar och förhandssamråd, i den mån uppgifterna finns hos biträdet.

Biträdet underrättar den ansvarige utan onödigt dröjsmål, och senast inom 48 timmar från att incidenten upptäckts, via den e-postadress som angetts för arbetsytan. Underrättelsen innehåller vad som inträffat, vilka kategorier av uppgifter och registrerade som berörs, sannolika konsekvenser samt vidtagna och föreslagna åtgärder. Det åligger den ansvarige att bedöma om incidenten ska anmälas till tillsynsmyndighet.

När avtalet upphör raderas samtliga personuppgifter senast 90 dagar därefter, inklusive kopior. Den ansvarige kan dessförinnan när som helst exportera sin data ur tjänsten. Säkerhetskopior som ännu inte fallit ur rotationen raderas i takt med att de ersätts, dock senast inom 90 dagar. Uppgifter som biträdet enligt lag är skyldigt att bevara undantas, och behandlas då endast för det ändamålet.

Biträdet tillhandahåller den ansvarige den information som krävs för att visa att skyldigheterna enligt artikel 28 fullgörs, och möjliggör och medverkar vid granskning. Granskning aviseras minst 30 dagar i förväg, sker under normal arbetstid och får ske högst en gång per år, om inte en inträffad incident eller ett myndighetskrav motiverar annat. Den ansvarige står för sina egna kostnader vid granskningen.

Avtalet ingås genom att arbetsytan skapas och villkoren accepteras. Behöver den ansvarige ett undertecknat exemplar för sin egen dokumentation lämnas det på begäran till support@tikkr.se.